În momentul în care decizi să îți înființezi o firmă, trebuie să iei în calcul faptul că, înainte de a începe să îți desfășori activitatea propriu-zisă, ai responsabilitatea organizării contabilității. Pe lângă faptul că ținerea contabilității este obligatorie conform legii, aceasta este esențială pentru o funcționare corectă a unei afaceri.
În acest sens, există două variante:
- Contabilitatea se organizează la nivel intern, caz în care va trebui să angajezi o persoană care să îndeplinească funcția de director economic sau contabil șef. Pentru a deține o astfel de funcție, studiile superioare în domeniul economic și atribuțiile în ceea ce privește conducerea contabilității sunt obligatorii, dar nu există obligativitatea ca persoana în cauză să fie expert contabil. Răspunderea pentru nerespectarea normelor în vigoare revine în acest caz directorului economic/contabilului șef, administratorului sau altei persoane împuternicite în acest sens.
- Externalizarea contabilității, prin încheierea unui contract de prestări servicii cu persoane fizice sau juridice, membre C.E.C.C.A.R.. În acest caz, este obligatoriu ca, cel care se ocupă de ținerea contabilității să fie expert contabil. Odată cu externalizarea acestui serviciu, se ”externalizează” și răspunderea privind respectarea reglementărilor contabile (Atenție: Răspunderea expertului contabil se referă, strict, la prelucrarea corectă a documentelor din punct de vedere contabil; întocmirea tuturor rapoartelor prevăzute de lege; depunerea declarațiilor fiscale;etc. și nu la corectitudinea și legalitatea documentelor apărute din tranzacțiile economice ale firmei!).
În continuare vom prezenta câteva dintre avantajele și dezavantajele fiecărui mod de organizare al contabilității.
| Contabilitate organizată la nivel intern | |
| Avantaje | Dezavantaje |
| Beneficiezi în permanență de sfaturile/opiniile contabiluluiServiciile contabilului se află mereu la dispoziția taControl mai mare asupra operațiunilor economico – financiare ale firmeiContabilul poate prelua și partea de facturare și plăți | Costuri cu salariul contabiluluiCosturi cu achiziția și mentenanța programului de contabilitateCosturi cu achiziția și mentenanța programului de salarizareCosturi cu achiziția infrastructurii ITRăspundere pentru activitatea contabiluluiExperiență limitată |
| Contabilitate organizată la nivel extern | |
| Avantaje | Dezavantaje |
| Costuri mai mici Cheltuiala cu serviciile contabile este deductibilăNu trebuie să achiziționezi un program de contabilitateFirma poate prelua și funcția de salarizare și resurse umaneNu trebuie să achiziționezi un program de salarizareNu trebuie să achiziționezi infrastructura ITBeneficiezi de serviciile unui expert contabilExperiență vastă și diversificatăResponsabilitate mai micăRiscuri mai mici (fiecar expert este obligat să aibă o asigurare de risc profesional) | Disponibilitate mai micăTimp mai greu de răspunsAtribuțiile expertului nu pot fi extinse și asupra contabilității primareComunicare de la distanțăObligativitatea de a trimite documentele lunare ale firmei Relație mai puțin personalăPosibilitatea ca tariful să varieze |
Indiferent, dacă alegi să îți înființezi propriul departament intern sau alegi să colaborezi cu un expert din afara firmei, este important ca persoana responsabilă de gestiunea contabilității să fie un profesionist, care să îți ofere sfaturi corecte și să te ajute să îți optimizezi procesele de afaceri.
Totuși, nu recomandăm firmelor mici angajarea unui contabil, deoarece costurile cu acesta ar fi mult mai mari față de cele rezultate din externalizarea serviciului, iar avantajele nu ar fi pe măsură.
Deși mulți antreprenori tind să neglijeze acest aspect, considerând contabilitatea doar ca pe ceva obligatoriu, vă sfătuim (dacă tot este obligatorie) să vă folosiți de aceasta și să extrageți ce este mai bun.
De obicei, relația cu contabilul este una pe termen lung, așa că alege pentru această funcție o persoană în care să ai încredere și cu care să îți fie ușor să comunici.
Succes!
